De SHM helpdesk: een succesvol eerste jaar in ondersteuning van de dataverzamelaars
Sinds 13 mei 2013 is de SHM helpdesk beschikbaar voor medewerkers van de stichting en externe medewerkers van de HIV behandelcentra om inhoudelijke vragen over de dataverzameling te beantwoorden. De helpdesk maakt het mogelijk om inhoudelijke kennis en vragen rondom complexe statussen te centraliseren en zo de consistentie in de ingevoerde data behouden en de kwaliteit van de verzamelde data te optimaliseren.
Eén duidelijk loket voor complexe gevallen
Het idee voor de helpdesk is ontstaan vanuit de behoefte om één duidelijk loket te creëren voor vragen aan de SHM-monitors. De helpdesk maakt het mogelijk om inhoudelijke kennis en vragen te centraliseren. Sinds patiënten toegang hebben tot een goede behandeling zijn complexe medische statussen zeldzamer geworden. Juist voor deze klein groep van complexe gevallen is het behouden van consistentie van de verzamelde data belangrijk om de kwaliteit van de data te kunnen waarborgen. Door afwegingen bij het verzamelen van data van deze kleine groep complexe patiënten op een plek bij te houden kunnen we een hogere consistentie in de ingevoerde data bereiken en daarmee de kwaliteit van de data van de SHM optimaliseren.
Om de helpdesk draaiende te houden wordt de helpdesk beheerd door de vaste medewerkers van de protocollengroep. Deze zorgen voor de beantwoording van de meeste vragen. Daarnaast kent de helpdesk ook meerdere experts, zoals analisten en projectleiders binnen de SHM of HIV-behandelaren, die geraadpleegd kunnen worden voor het beantwoorden van vragen.
De eerste resultaten
Nu de helpdesk bijna een jaar operationeel is kunnen we terugblikken op de resultaten van het afgelopen jaar. Zo kwamen er in 2013 per maand gemiddeld 32 vragen binnen. De meesten hiervan betroffen inhoudelijke vragen gevolgd door verzoeken tot nieuwe codes (events, medicatie of studies) of verzoeken tot protocolwijzigingen.
Sinds de start van de helpdesk hebben de binnengekomen vragen geleid tot 3 algemene communicatie mailingen aan de dataverzamelende medewerkers (met 69 nieuwe codes en 39 protocolwijzigingen), 2 updates van de FAQ sheet en presentaties op terugkomdagen (waaronder een inhoudelijke quiz met echte stemkastjes!). Ook de manager Quality Control wordt via de helpdesk op de hoogte gehouden van inhoudelijke ontwikkelingen zoals aantal vragen en protocolwijzigingen.
Toekomst van de helpdesk
Nu de basis van de helpdesk gelegd is, is er ruimte om te denken over verdere ontwikkelingen. Zo wordt er gekeken naar andere software om de ‘achterkant’ van de helpdesk te verbeteren. Maar ook het gebruiken van een helpdesk website en het gebruikersvriendelijker maken van de FAQ sheet staan op de wensenlijst. Daarnaast wordt er nagedacht over het uitbreiden van de capaciteit van de protocollengroep om de doorlooptijd van vragen te verhogen. Zodat we een nog betere service aan vragenstellers kunnen bieden.
Heb jij ook een inhoudelijke vraag over de dataverzameling en kom je er zelf niet uit? Stuur dan je vraag naar de SHM Helpdesk: helpdeskshm.data@amc.nl.