Achter de schermen bij SHM: Brenda Tuk over patiëntenregistratie
Brenda Tuk is onlangs begonnen bij SHM en is verantwoordelijk voor de patiëntenregistratie. We spraken haar wat ze precies doet bij SHM en hoe haar werkervaring goed aansluit op haar huidige werk.
Kun je wat vertellen over jouw achtergrond?
Ik heb altijd administratief werk gedaan en voornamelijk in de gezondheidszorg. Ik ben begonnen bij een immunologisch laboratorium als medisch secretaresse en vervolgens heb ik diverse functies vervuld als medisch administratief medewerker en medisch secretaresse op diverse poliklinische afdelingen en bij een Pathologisch laboratorium. In mijn vorige baan heb ik een uitstapje gemaakt naar het bedrijfsleven, maar de gezondheidszorg past beter bij mij en ik ben dan ook blij dat ik hierin weer mijn werk gevonden heb.
Wat doe je precies bij SHM?
Ik registreer de HIV-patiënten in Nederland in de database van de SHM. Deze gegevens worden zodanig geregistreerd dat deze niet direct herleidbaar zijn naar de patiënten. Die gegevens worden o.a. gebruikt door de analyse groep van SHM. Het is daarom heel belangrijk dat de gegevens die binnenkomen vanuit het hele land goed geregistreerd worden.
Die gegevens komen dus anoniem binnen bij SHM?
Ja. Daarom is dit een aparte functie los van die van de dataverzamelaars. Zij hebben namelijk wel inzicht in gegevens van de patiënt, wat nodig is om de data te verzamelen.
Maar er zitten nog wel wat kenmerken aan om te controleren over welke patiënt het gaat?
Ja, die zijn er, maar ik kan deze patiëntgegevens niet herleiden naar een persoon. Als er twijfel is of een patiënt al bij SHM bekend is, omdat bijvoorbeeld gegevens overeen komen, moet ik contact opnemen met de dataverzamelaar, omdat alleen die daar uitsluitsel over kan geven.
Waar let je dan precies op als een aanmelding binnenkomt?
Ik controleer of de gegevens volledig zijn en of een patiënt al bekend is of lijkt op iemand die bekend is. Het systeem geeft ook vaak aan als de informatie niet volledig is of als er overeenkomsten zijn met een al geregistreerde patiënt bij SHM.
Het is heel belangrijk om secuur en alert te zijn. Fouten in de registratie kunnen namelijk een vertekend beeld geven in de analyse.
Gaat het alleen om de aan- en afmeldingen?
Dat is wel waar alles uiteindelijk om draait. Het aan- en afmelden van patiënten in een registratiedatabase klinkt simpeler dan het is; er komt veel bij kijken. Het verhuizen van patiënten zorgt bijvoorbeeld regelmatig voor ingewikkelde situaties die uitgezocht moeten worden.
De huidige registratiedatabase wordt overigens in de loop van dit jaar vervangen door een nieuwe registratiedatabase en uiteraard heb ik ook in de huidige fase van ontwikkeling hierin mijn taken. In deze nieuwsbrief van SHM staat hierover meer informatie.
Naast de registratie is het ook mijn taak om ervoor te zorgen dat de dataverzamelaars aan de slag kunnen in Oracle (het systeem waar data verzameld wordt). Ik meld de patiënten aan in Oracle en zet indien het een verhuizing betreft de bestaande gegevens over naar het nieuwe HIV-centrum. Ook bij deze actie heb ik geen inzicht in medische en privé gegevens.
In welke opzicht helpt jouw professionele ervaring met wat je nu bij SHM doet?
Mijn brede ervaring met registratiesystemen kan ik hier heel goed gebruiken. Ook mijn medische achtergrond en ruime ervaring in administratieve processen helpen mij om in te kunnen spelen op dingen die ik in mijn werk bij SHM tegenkom. Doordat ik regelmatig van baan veranderd ben, ben ik flexibel en in staat om mij snel zaken eigen te maken en gebruik te maken van mijn ervaring. Zoals nu bijvoorbeeld met de nieuwe registratiedatabase. Het systeem stond er al toen ik kwam, maar ik kan nog wel meedenken en testen, al vind ik het wel een beetje jammer dat ik er niet vanaf het begin bij ben geweest.
De registratiedatabase zit dus nu in de testfase. Wat houdt dat?
We zijn nu aan het testen op alle fronten: wat voeren we in en hoe komt dit in de database terecht, en welke gegevens kunnen we er via rapporten uithalen. Hierna worden waar nodig aanpassingen gedaan.
Zo maak je wel nog een stuk van de ontwikkeling mee, toch?
Ja, dat vind ik heel leuk en het geeft ook meer inzicht.
Wat vind je het allerleukst van wat je doet bij SHM?
Ik ga met plezier naar mijn werk en het geeft mij veel voldoening om weer in de gezondheidszorg te werken. Qua projecten, ligt de nieuwe registratiedatabase natuurlijk helemaal in mijn straatje. Mijn doel is om deze functie mijn eigen invulling te geven binnen de mogelijkheden die er zijn en om zo goed mogelijk de registratie neer te zetten.
Ben jij straks de contactpersoon voor de registratiedatabase?
Ik denk dat ik wel voor de grootste deel de contactpersoon zal zijn. Er is gelukkig wel een back-up als ik op vakantie ben, maar verder blijf ik het alleen doen. Ik moet zeggen dat ik deze eenmansfunctie ook heel prettig vind; mijn eigen verantwoordelijkheid en toch veel contact met collega’s.